ITAR, DFARS en binnenlandse inkoop: zo beoordeelt u een VPX-hardwareleverancier

Kwaliteits- en compliance-engineers die een leverancier van mechanische of thermische hardware kwalificeren voor een defensieprogramma, controleren doorgaans een aantal zaken tegelijk: ITAR-registratie, DFARS-naleving, binnenlandse inkoop en traceerbaarheid van de toeleveringsketen. Deze zaken worden vaker als uitwisselbaar beschouwd dan terecht is. Een leverancier kan in eigen land gevestigd zijn en toch tekortschieten in de documentatie over traceerbaarheid. Een leverancier kan ITAR-geregistreerd zijn en toch DFARS-clausules missen die op hetzelfde contract van toepassing zijn. Een leverancier correct beoordelen betekent elk van deze aspecten afzonderlijk evalueren en vervolgens controleren hoe ze op elkaar aansluiten.

Wat vereist ITAR precies van een hardwareleverancier?

ITAR (International Traffic in Arms Regulations) is een exportcontroleregime van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken. Het regelt de overdracht van defensiegerelateerde artikelen en technische gegevens naar buitenlandse personen, ongeacht of die overdracht plaatsvindt door een onderdeel fysiek naar het buitenland te verzenden of door tekeningen, specificaties of productiegegevens te delen met een buitenlandse staatsburger, ook wanneer die persoon in de Verenigde Staten werkt. Dit wordt onder ITAR beschouwd als een "deemed export".

Een leverancier die VPX-mechanische hardware, wedgelocks, uitwerpmechanismen of heatframes voor defensieprogramma's produceert, moet doorgaans ITAR-geregistreerd zijn bij het Directorate of Defense Trade Controls. Registratie bevestigt dat het bedrijf een complianceprogramma heeft voor het omgaan met gecontroleerde technische gegevens en defensiegerelateerde artikelen. De registratie zegt niets over de herkomst van de grondstoffen of componenten van een leverancier.

Wat voegt DFARS toe boven op ITAR?

DFARS (Defense Federal Acquisition Regulation Supplement) wordt uitgevaardigd door het Amerikaanse ministerie van Defensie, niet door het ministerie van Buitenlandse Zaken, en regelt het contract zelf in plaats van de export van defensiegerelateerde artikelen. Waar ITAR bepaalt wie toegang mag hebben tot een defensiegerelateerd artikel of de bijbehorende technische gegevens, stelt DFARS eisen waaraan een leverancier moet voldoen om überhaupt een contract of onderaannemingscontract van het Amerikaanse ministerie van Defensie te kunnen uitvoeren. Daaronder vallen onder meer cyberbeveiligingsmaatregelen voor Controlled Unclassified Information, beveiliging van de toeleveringsketen en screening van leveranciers, rechten op gegevens en doelstellingen voor onderaanneming door kleine bedrijven.

Voor een leverancier van mechanische of thermische hardware hangen de toepasselijke DFARS-vereisten af van het contract en van de clausules die door de klant worden doorgegeven. Afhankelijk van de aanbesteding kunnen deze vereisten betrekking hebben op gebieden zoals cyberbeveiliging en gecontroleerde informatie, inkoopbeperkingen, gespecialiseerde metalen, preventie van namaakonderdelen of andere vereisten voor de toeleveringsketen.

Is een leverancier met binnenlandse inkoop automatisch ITAR- of DFARS-conform?

Nee. Beide regelgevingen gaan over de manier waarop een bedrijf toegang, gegevens en zijn toeleveringsketen beheerst, niet over de locatie van de productie. Een binnenlandse toeleveringsketen vermindert wel de blootstelling onder beide regelgevingen: minder grensoverschrijdende transporten en minder internationale onderaannemers betekenen minder mogelijkheden dat gecontroleerde technische gegevens bij een buitenlandse persoon terechtkomen, en minder onderleveranciers die aan de hand van DFARS-inkoopbeperkingen moeten worden gecontroleerd. Maar dat is een bijproduct van binnenlandse inkoop en geen vervanging voor daadwerkelijke ITAR-registratie en een DFARS-conform contractbeheerprogramma.

Wat betekent "binnenlandse inkoop" in de praktijk precies?

Binnenlandse inkoop betekent dat de productie van een leverancier en het overgrote deel van zijn toeleveringsbasis zich binnen de Verenigde Staten bevinden. Tijdens de kwalificatie van een leverancier is het de moeite waard dit op drie specifieke punten te controleren.

• Binnenlandse productie en verspaning: Verspaning en assemblage vinden plaats in een Amerikaanse fabriek, intern of via een binnenlandse onderaannemer, in plaats van dat ze in het buitenland worden uitbesteed en alleen binnenlands worden afgewerkt of gelabeld.
• Binnenlandse uitbestede nabewerkingen: Plateren, warmtebehandeling en andere secundaire processen worden ingekocht bij leveranciers in de Verenigde Staten, in plaats van onderdelen naar het buitenland te verzenden en weer terug te halen.
• Herkomst van grondstoffen: Aluminium, bevestigingsmiddelen en andere grondstoffen worden waar mogelijk binnenlands ingekocht en eerlijk vermeld wanneer dat niet het geval is.

De COTS-productlijnen van WaveTherm, SOLIDWEDGE™-wedgelocks, uitwerpmechanismen en OpenCOTS-heatframekits, voldoen volledig aan die norm. Assemblage en een aanzienlijk deel van de verspaning vinden intern plaats in de vestiging van WaveTherm in Raleigh, NC, en de uitbestede verspaning gaat uitsluitend naar binnenlandse werkplaatsen, nooit naar het buitenland. Ook de uitbestede nabewerkingen en grondstoffen voor deze productlijnen zijn voor 100% binnenlands ingekocht. De enige uitzondering zijn de test- en validatiearmaturen van WaveTherm, die enkele niet-binnenlandse componenten bevatten. WaveTherm is bovendien AS9100-gecertificeerd, waardoor die inkoop gepaard gaat met traceerbaarheidsdocumentatie die een programmabureau daadwerkelijk kan controleren.

Hoe hangt traceerbaarheid samen met binnenlandse inkoop en ITAR?

Traceerbaarheid is het vermogen om te documenteren waar de materialen van een onderdeel vandaan komen en waar het in elke productiefase is verwerkt. Daardoor wordt een claim over binnenlandse inkoop iets wat een programmabureau daadwerkelijk kan auditen, en wordt ook een ITAR-complianceprogramma geloofwaardig bij een controle. Door productie en kritieke processen binnen een binnenlandse toeleveringsketen te houden, heeft een leverancier direct toezicht op elke fase die een onderdeel doorloopt. Dat betekent een snellere analyse van de hoofdoorzaak wanneer een onderdeel defect raakt en eenvoudigere corrigerende maatregelen en audits, omdat de leverancier niet met tijdzones en buitenlandse tussenpersonen hoeft te coördineren om een antwoord te krijgen.

Formele kwaliteitsmanagementnormen zoals AS9100 vereisen al configuratiebeheer en traceerbaarheid gedurende de volledige levenscyclus van het product. Een binnenlandse toeleveringsketen vervangt die eis niet, maar maakt het aanzienlijk eenvoudiger om eraan te voldoen.

Hoe beantwoordt WaveTherm deze vragen?

Een compliance-engineer die WaveTherm aan de hand van al het bovenstaande beoordeelt, zou op elk punt een duidelijk antwoord moeten krijgen.

• ITAR-geregistreerd? Ja, geregistreerd bij het Directorate of Defense Trade Controls, met ervaring in het omgaan met de vereisten die bij gecontroleerde defensieprogramma's horen.
• Binnenlandse productie? Assemblage en een aanzienlijk deel van de verspaning vinden intern plaats in de vestiging van WaveTherm in Raleigh, NC. Aanvullende verspaning wordt uitbesteed, maar uitsluitend aan binnenlandse werkplaatsen, nooit aan het buitenland.
• Binnenlandse uitbestede nabewerkingen en grondstoffen? 100% binnenlands voor de COTS-productlijnen van WaveTherm. De enige uitzondering zijn de test- en validatiearmaturen van WaveTherm, die enkele niet-binnenlandse componenten bevatten.
• Kwaliteitscertificeringen? AS9100-gecertificeerd, inclusief de documentatie over configuratiebeheer en traceerbaarheid die de certificering vereist.

Dat is het detailniveau dat een programmabureau van elke leverancier van mechanische of thermische hardware mag verwachten voordat het op die leverancier vertrouwt voor een gecontroleerd defensieprogramma.